Bawaslu Kota Blitar Gelar Rapat Penyamaan Persepsi Dokumen Arsip Musnah dan Permanen berdasarkan Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020
|
Kota Blitar – Bawaslu Kota Blitar melaksanakan Rapat Penyamaan Persepsi terkait dokumen arsip yang berstatus musnah maupun permanen, Senin (22/09), bertempat di Kantor Bawaslu Kota Blitar. Kegiatan ini mengacu pada Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang jadwal retensi arsip. Ketua Bawaslu Kota Blitar, Roma Hudi Fitrianto, membuka rapat sekaligus memberikan arahan kepada seluruh peserta. “Rapat ini penting untuk menyamakan persepsi sehingga masalah-masalah terkait penataan arsip pada setiap divisi bisa dibahas secara terbuka,” ungkap Roma dalam sambutannya. Menurutnya, penataan arsip yang baik menjadi salah satu kunci menjaga tertib administrasi kelembagaan.
Roma menambahkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya menyangkut kelengkapan dokumen, tetapi juga bagian dari akuntabilitas publik. Ia menegaskan bahwa arsip yang jelas statusnya akan membantu lembaga dalam menjaga transparansi sekaligus meningkatkan kepercayaan masyarakat. Dalam kesempatan itu, ia juga mengajak seluruh divisi agar lebih proaktif menyampaikan kendala maupun usulan. “Kita ingin setiap arsip ditangani dengan baik, apakah harus disimpan permanen atau sudah waktunya dimusnahkan sesuai aturan,” tuturnya. Dengan demikian, tata kelola arsip akan lebih terarah dan profesional.
Dalam rapat tersebut, anggota Bawaslu Kota Blitar Sarwi Ruci dan M. Nur Aziz turut menyampaikan perkembangan penataan arsip dari divisinya masing-masing. Sarwi Ruci menjelaskan bahwa di divisi HPPH masih ada dokumen yang perlu mendapat pembahasan lanjutan, khususnya terkait dokumen yang perlu didigitalisasi agar lebih aman. Hal ini menjadi catatan penting karena digitalisasi akan memudahkan penyimpanan sekaligus akses arsip di kemudian hari. Sementara itu, M. Nur Aziz menyampaikan bahwa divisi PPPS telah melakukan penataan arsip sesuai ketentuan jadwal retensi. Ia menegaskan tidak ada kendala berarti di divisinya sehingga proses berjalan dengan baik.
Hasil rapat menyepakati perlunya keterlibatan aktif semua divisi dalam memastikan dokumen yang dikelola sesuai jadwal retensi arsip. Proses digitalisasi juga akan melibatkan Dinas Arsip sebagai pendamping agar penyimpanan lebih modern dan terjamin. Dokumen penting yang bersifat permanen akan tetap disimpan, sedangkan arsip yang telah habis masa retensinya akan dimusnahkan sesuai aturan. Dengan komitmen ini, Bawaslu Kota Blitar menegaskan keseriusannya untuk meningkatkan pengelolaan arsip yang tertib, transparan, dan akuntabel. Harapannya, pengelolaan arsip yang baik akan semakin memperkuat peran Bawaslu dalam mengawal demokrasi di Kota Blitar.
Penulis : Sandra Prisc
Editor : Sarwi Ruci
